Выпадающий список в Google Таблицах

Раскрывающийся список — это инструмент в Google Таблицах, благодаря которому вы можете выбрать значение для ячейки из заранее определенного вами перечня. Это не просто удобный вариант ввода данных, а полезный механизм для стандартизации информации, минимизации погрешностей и ускорения работы с таблицей. Ниже мы подробно разберем, как делать, применять, изменять и удалять выпадающие списки. Эта тема важна для всех, кто работает с большим количеством данных, так как использование в своей деятельности выпадающих списков влияет на скорость, точность и эффективность работы.

Как сделать выпадающий список в Google Таблицах

Итак, у вас имеется таблица, для которой нужно создать выпадающий список. Первоначально необходимо вызвать окно настройки выпадающего списка, существует несколько вариантов для его открытия:

• Правой кнопкой мыши нажмите на выбранную ячейку и из предложенных вариантов выберете пункт «Раскрывающийся список».
  
• В верхней строчке выберете «Данные», а после «Настроить проверку данных». В боковом меню появится пункт «Добавить правило» и у вас откроется меню настройки выпадающего списка.
  
• В меню сверху выберите «Вставка» и пункт «Раскрывающийся список».
  

 Сделать выпадающий список можно двумя основными способами.

Способ 1: Создание списка из диапазона ячеек

Этот способ хорошо подойдет, если у вас есть готовый список элементов, который уже находится в вашей таблице.

• Для начала выделите ячейки, для которых необходимо создать выпадающий список, и вызовите меню для его настройки одним из способов, показанных выше. Перед вами появится панель «Правила проверки данных», в ней задаются желаемые параметры вашего выпадающего списка.
  
• В пункте «Критерии» выберите «Раскрывающийся список из диапазона».
  
• Теперь вам необходимо выбрать диапазон данных, из которых будет создан выпадающий список. В нашем случае это колонка «Исполнители» в диапазоне С2:С5.
  
• Нажмите «Ок» и сохраните правило. В выбранных вами ячейках будут отображаться прописанные вами значения.
  

Способ 2: Создание списка путем ручного ввода

Этот способ подходит для коротких, статичных списков, которые вряд ли будут меняться.

• Как и в первом способе, выделите необходимый диапазон ячеек и откройте меню настройки выпадающего списка. Оказавшись в панели «Правила проверки данных», в критериях выберите «Раскрывающийся список».
  
• Перед вами уже есть два готовых пункта, к которым можно при необходимости добавить неограниченное количество дополнительных пунктов, также их можно переименовывать в зависимости от ваших запросов.
  
• Нажмите кнопку «Готово» и ваш выпадающий список готов к использованию.
  

Как применить выпадающий список в Google Таблицах

Если у вас есть уже готовый выпадающий список и вы хотите использовать его в своих других таблицах, вы можете сделать это двумя способами.

1. Скопируйте ячейку, где уже находится раскрывающийся список, и вставьте ее в ячейку, в которую хотите поместить этот же список. Если вы хотите заполнить ячейки, находящиеся ниже, необходимо сделать следующее. Выберите ячейку, которая в данный момент пуста, но при этом в ней уже имеется действующий список. После этого зафиксируйте курсор мыши в правом нижнем углу этой ячейки, нажав левую кнопку, и потяните курсор вниз на то количество ячеек, которое требуется для выполнения задачи.
2. В меню сверху выберите пункт «Данные», а затем «Настроить проверку данных». Перед вами появится уже знакомое окно «Правила проверки данных».
   
3. Выбрав из предложенного списка необходимое правило, кликните на него и перед вами появится окно настройки. При нажатии на квадратное окошко в пункте «Применить к диапазону», откроется окно, в котором можно добавить дополнительный диапазон ячеек. На него будет распространяться ваш выпадающий список.
   
4. Для демонстрации мы добавим наш список в диапазон D2-D5.
   
5. Нажимаем «Ок» и теперь этот же выпадающий список появился в выбранном нами диапазоне.
   

Как изменить или удалить выпадающий список в Google Таблицах

Иногда может потребоваться изменить данные в выпадающем списке, добавить новые пункты или удалить их. Сделать это также просто, как и создать выпадающий список.

1. Кликнув правой кнопкой мыши по желаемой ячейке, для которой нужна редактура, и выбрав пункт «Раскрывающийся список», вы окажетесь в меню «Правила проверки данных». Также вы можете перейти в это меню любым удобным способом для вас, о которых мы говорили ранее.
2. Теперь вы можете вносить желаемые правки в ваш выпадающий список:
• Для того, чтобы изменить диапазон или список элементов, просто введите новые значения или укажите новые ячейки, для которых будете применять список.
• В процессе настройки списка вы можете выбрать «Показывать предупреждение». Это значит, что пользователь сможет ввести свое значение, но получит предупреждение. Если включить функцию «Запретить ввод», ввод любых других данных будет заблокирован.
• Также можно настроить стиль показа – это то, как выпадающий список будет визуально отображаться в вашей таблице
  
• Здесь же для каждого значения из списка можно назначить свой цвет.
  

Если вы больше не хотите использовать выпадающий список, его можно легко удалить. Есть два способа, как можно это сделать:

1. Чтобы удалить правило для конкретных ячеек, нужно выделить необходимую ячейку и перейти в меню «Правила проверки данных». В нижней части диалогового окна нажмите «Удалить правило». Теперь в вашей ячейке нет выпадающего списка.
   
2. Для полного удаления выпадающего списка со всего листа в окне «Правила проверки данных» выбираем нужное правило и нажатием на кнопку удаляем его. Этот метод мгновенно очистит все правила проверки данных на текущем активном листе.
   

Что почитать и посмотреть, чтобы узнать о Гугл Таблицах больше

• Уроки на YouTube по Google Таблицам от STM Solution. Плейлист содержит в себе 74 видео-урока, которые подробно и понятно охватывают большинство функций Гугл Таблиц.
• Официальный справочный центр Здесь представлена исчерпывающая информация на русском языке. Вы сможете самостоятельно найти ответ на интересующий вас вопрос, либо же обратиться в поддержку.
• YouTube-канал Tables Guru. Канал полностью посвящен работе в Гугл Таблицах, содержит информацию как для профи, так и для новичков, которая подана легкой и понятной стилистике.

Выпадающие списки в Excel

В Excel также существует возможность создать выпадающий список. Принцип работы этой функции в Microsoft Excel очень похож на Google Таблицы, но интерфейс и путь к настройкам отличаются. Рассмотрим, как это можно сделать.

1. Выделите ячейки в которые хотите встроить выпадающий список. Откройте меню «Данные» на верхней панели, нажмите на пункт «Проверка данных».
   
2. В открывшемся окне, во вкладке «Параметры», в поле «Тип данных» выберите «Список».
   
3. Теперь можете указать источник данных. В поле «Источник» выделите диапазон ячеек на листе, где заранее прописаны варианты для списка или введите нужные значения через точку с запятой.
   
4. После нажатия «ОК» в выбранных ячейках появится стрелочка, открывающая созданный список.
   

FAQ

Как добавить новый пункт в выпадающий список, созданный из диапазона?

Просто добавьте новый элемент в конец столбца, который является вашим диапазоном. Список автоматически обновится. Если новый элемент добавляется в середину или начало, убедитесь, что диапазон в правилах проверки данных включает эту новую ячейку.

Почему я не могу выбрать цвет для пунктов списка?

Функция цветового оформления пунктов в выпадающем списке доступна только при использовании способа «Список» (ручной ввод). Если вы используете «Список из диапазона», изменить цвет отдельных пунктов напрямую в настройках списка нельзя. В этом случае можно использовать условное форматирование для ячеек, основываясь на их значении.

Что делать, если мой список очень длинный и постоянно пополняется?

В таком случае лучше всего при создании применить настройку «Список из диапазона». Разместите ваш список на отдельном листе и укажите этот диапазон в качестве источника. Чтобы не обновлять правило каждый раз, выделите для списка целую колонку (например, A:A).

Вывод

Выпадающие списки в Google Таблицах — это мощный инструмент для стандартизации данных и повышения эффективности работы. Их создание, настройка и применение к таблице занимает всего несколько кликов, а возможность редактирования и удаления делает эту функцию гибкой и удобной в использовании. Освоив эту функцию, вы значительно упростите ввод информации и сократите количество ошибок в ваших документах.