Как работать в Google Docs

Google Docs — это один из сервисов Google, который позволяет писать и работать с текстом онлайн в одиночном или кооперативном режиме. Доступ к документам возможен с компьютера, телефона, планшета и других устройств.

По своей сути и функционалу, Google Docs — это аналог Microsoft Word. Оба сервиса являются текстовыми редакторами, однако у каждого есть свои плюсы и минусы. Главными преимуществами Google Docs остается командный режим и бесплатный доступ. Ниже подробно рассмотрели возможности программы и ее особенности.

Что знать начинающему

Вы можете начать работу в сервисе напрямую через Google Docs или через Google Диск. Так или иначе, вам потребуется аккаунт в Google. При переходе в вышеуказанные сервисы вам предложат войти в уже имеющийся аккаунт или зарегистрироваться.

Далее вы попадете в главное меню «Google Документы». Чтобы создать новый документ, необходимо нажать на прямоугольник с крестиком и подписью «Пустой файл». Кроме этого, в меню есть несколько готовых образцов для резюме и других вариантов текстовых документов. Вы можете зайти и изучить, как в теории можно оформлять текст в «Документах».

Документы, в которых вы работали, будут сохраняться автоматически и выводиться внизу под меню. Текст внутри документа также сохраняется раз в несколько секунд. Более того, вы можете просмотреть историю документа и применять его более старые версии при необходимости.

Для создания текстового документ через Диск нужно нажать на кнопку «Создать» в левом верхнем углу главного экрана.

После перехода вы можете начинать работу. Слева сверху в поле «Новый документ» вы можете ввести название, чтобы в будущем вам было проще найти его.

Чтобы удалить ненужный документ, вы также можете войти в Google Docs или в Google Диск. Для этого нажмите на три точки справа снизу и выберите пункт «Удалить». В Google Диск вам также потребуется нажать на три точки справа от документа и найти строку «Отправить в корзину».

Для вашего удобства вы можете компоновать документы в папки внутри «Google Диска» и перемещать файлы между папками.

Как открыть документ MS Word в Google Docs

В Google Docs вы можете не только создавать документы с нуля, но и работать с файлами из других текстовых редакторов, например, из Microsoft Word.

Чтобы экспортировать файл из MS Word, перейдите в верхнее меню в кнопку «Файл», а затем выберите пункт «Открыть» — «Загрузка». Далее перетащите файл из папки или найдите файл через кнопку «Обзор». После того, как документ успешно откроется, он будет автоматически сохранен на «Диске».

Если при экспорте через Google Docs происходит ошибка, попробуйте сначала загрузить файл на «Диск», и уже после этого открыть его.

Как работать с текстом

По своей сути и функционалу Google Документы близки к MS Word. Выше вы можете увидеть уже знакомую вам панель инструментов, где вы можете настроить заголовок, выбрать шрифт, размер, сделать текст жирным, подчеркнутым, добавить курсив, выделить его каким-либо цветом и пр.

Кроме вышеперечисленного, вы можете:

• Распечатать документ.
• Отменить или повторить действие.
• Проверить текст на наличие грамматических или орфографических ошибок.
• Добавить комментарий или изображение.
• Сделать выравнивание текста по левому краю, правому, по центру или по ширине страницы.
• Добавить и настроить список.
• Настроить расстояние от края листа до текста.
• Настроить совместный доступ к файлу.

Как создать список

Кнопки с возможными списками находятся в верхнем правом углу экрана. В Google Docs можно создать контрольный, нумерованный или маркированный список.

Контрольные списки используются, как правило, для составления чек-листов. При нажатии на квадрат, «пункт» зачеркивается, а в поле появляется галочка.

Два других типа могут иметь разный внешний вид. Чтобы изучить доступные опции, необходимо развернуть меню, нажав на стрелочку рядом с кнопкой списка.

Чтобы сделать следующий пункт списка, необходимо нажать клавишу Enter. Если вы хотите сделать несколько уровней в списке, то воспользуйтесь кнопкой «Увеличить отступ» (чуть правее от кнопок со списками). При двойном нажатии Enter курсор переносится в начало строки, где вы сможете продолжить набирать обычный текст.

Как сделать таблицу

Для создания таблицы необходимо перейти в меню «Вставка» — «Таблица». Далее вы сможете собрать внутри сетки таблицу с необходимым количеством строк и столбцов. Внутри меню вы можете создать таблицу с ограничением в 20 столбиков и строк, однако при необходимости вы сможете добавить еще, но позже. Помимо самостоятельного построения, вы можете подобрать шаблон готовой таблицы в этом же разделе. 

Чтобы отредактировать таблицу и добавить дополнительные столбцы или строки, наведите на таблицу и нажмите на правую кнопку и выберите нужную вам опцию. Кроме добавления строк и столбцов, вы можете объединить ячейки в одну, предварительно выделив их, или, наоборот, разделить ячейку. Вы также можете менять цвет ячеек, их ширину, цвет и толщину границ и прочее.

Работа с изображениями

Загружать изображения в документ можно разными способами. Самый простой — скопировать изображение в буфер обмена, а затем вставить в нужное место. Вы также можете перетащить картинку с рабочего стола/папки/онлайн-ресурса. Еще один вариант — перейти в меню «Вставка» — «Изображение».

После того как вы вставите изображение в документ, вы можете менять его форму, размер, расположение. При нажатии на изображение вверху на панели инструментов вы сможете заметить инструменты, которые помогут изменить цвет, стиль и толщину границ изображения.

Как написать формулу

Если вам нужно написать математическую формулу, то специальные символы для этого вы сможете найти в меню «Вставка» — «Формула». Появится рамка, куда вы можете начать вводить формулу. Вы можете воспользоваться клавиатурой или панелью с дополнительными символами. Расчеты в «Google Документах» автоматически не проводятся. Для этого можно воспользоваться «Google Таблицами» или MS Word.

Настройка стиля

Внутри документа вы можете настраивать заголовки, размер символов, шрифт, начертания, цвет и пр. Вы можете задать стиль сразу, перед тем, как вводить текст, или выделить уже написанное, а затем скорректировать.

Настройка оглавлений

При помощи оглавления вы можете быстро переместиться в нужную вам часть документа. Для этого в начале текста вы можете оформить список из гиперссылок. Найдите меню «Вставка» и выберите «Оглавление». Подберите подходящий внешний вид списка.

История изменений в документе

Работа в Google Docs сохраняется автоматически. При необходимости вы можете изучить разные варианты версий документов и вернуться к ним. По этой причине, даже если вы что-то удалите или измените, вы всегда сможете вернуться и найти удаленную информацию в истории.

Чтобы просмотреть старые версии документа, найдите значок часов сверху справа и нажмите на него. Вы перейдете в режим истории. Справа будут отражаться даты и время, когда были внесены изменения. Вы можете выбирать даты и просматривать, как документ выглядел тогда, копировать из него информацию.

Работа в совместном доступе

Google Документ отличается удобной функцией совместного доступа. Одновременно в одном документе может работать несколько человек в режиме онлайн. Для этого перейдите в меню «Настройка доступа» (кнопка сверху справа). После этого перед вами всплывет окно, где вы можете ввести почту людей, которым хотите предоставить доступ, или изменить уровень доступа к документу в общем. Всего будет доступно три уровня:

• Читатель. Люди, переходящие по ссылке, смогут только читать содержимое.
• Комментатор. Помимо просмотра, открывается доступ к комментариям.
• Редактор. Открывается полный доступ к документу: просмотр, комментарии, удаление и набор текста.

Комментарии и правки в документе

Для владельца документа и людей с правами комментатора и редактора есть возможность оставлять комментарии. Данная возможность позволяет коммуницировать на рабочие темы среди нескольких редакторов, своевременно внося правки и не теряя их из виду.

Есть несколько вариантов, как вы можете оставить комментарий:

• Выделите область, перейдите в меню «Вставка» – «Комментарий».
• Выделите область, нажмите на правую кнопку – «Комментарий».
• Выделите область, которая требует осуждения, и нажмите на кнопку «Добавить комментарий» в меню сверху.

После добавления комментария, он отобразится справа от поля. На комментарии можно отмечать, скрывать их или удалять. Комментарии видны всем, у кого есть доступ к документу.

Как сохранить документ из Google Docs

Файлы из Google Docs могут быть сохранены в различных форматах, а также отправлены или открыты через другие приложения (например, Microsoft Word или Adobe Acrobat Reader).

Для сохранения документа на устройство перейдите в меню «Файл» – «Скачать». На выбор будет несколько форматов:

• Microsoft Word (DOCX).
• OpenDocument (ODT).
• RTF.
• PDF.
• TXT.
• HTML.
• EPUB.

Быстрые клавиши

Внутри Google Docs имеется большой выбор быстрых клавиш, которые помогут вам сэкономить время на некоторых действиях. Рассмотрим несколько популярных вариантов:

Преимущества Google Docs

У Google Docs есть несколько преимуществ, благодаря которым он выигрывает у некоторых своих конкурентов:

• Возможность кооперативной работы в режиме онлайн. В одном документе может работать несколько человек в онлайн-режиме и общаться внутри документа, оставляя комментарии.
• Автоматическое сохранение данных. Написанный вами текст сохраняется автоматически. Пользователи могут не переживать о том, что из-за внезапного закрытия программ текст может не сохраниться. Более того, Google Docs хранит различные версии документа. При необходимости вы всегда можете вернуться в историю и найти более старую версию.
• Бесплатный онлайн-доступ. Программа доступна бесплатно для всех пользователей и владельцев аккаунта в Google. Она доступна онлайн, и ее не нужно устанавливать на устройство для того, чтобы работать в ней.

Также если вы пользуетесь другими сервисами от Googe, вы сможете удобно и быстро интегрировать их между собой.

FAQ

Как пользоваться Google Docs?

Google Docs — это бесплатный текстовый редактор, который доступен всем, кто имеет аккаунт в Google. Он имеет схожий интерфейс с MS Word, который будет интуитивно понятен даже начинающим. Выше мы оставили более подробную информацию о возможностях документа.

Кому пригодится Google Docs?

Google Docs — это универсальная программа, которая может пригодиться как для профессионального, так и личного использования.

Вывод

• Google Docs — это бесплатный текстовый редактор, доступный онлайн для владельцев Google-аккаунта.
• Одно из главных преимуществ программы — автоматическое сохранение и возможность просмотра истории изменений документа.
• Google Docs может использоваться как в профессиональных, так и личных целях.